実際に行っているタスク管理の方法をまとめてみる。
どのツールを使っているかは、まずは伏せる。
何を使うかではなくて、どうやって管理するかに主眼を置きたいから。
これで伝わるだろうか。
カンバンボード形式で、下記のリストを設けている。
・ダッシュボード（リスト）
・スケジュール
・依頼中
・進行中
・Inbox
・月曜日から金曜日までのリスト
・完了
各リストの説明
ダッシュボード（リスト）
そのボードにあるタスクのうち、その週に締め切りのタスクや、締め切りを過ぎているタスクを示すリスト。
スケジュール
締切のあるタスクはここにスケジュールカードを作成して入れておく。先の見通しを把握するのに使っている。「〚○月○日締切〛内容」という風に書いて、締切日を設定しておく。
依頼中
誰かに依頼したタスクや、相手にボールがあるタスクを置いておく。
進行中
自分にボールはないけれど、相手のアクションがあり次第発生しそうなタスクや現在進行形で動いているタスクよりも大きなプロジェクトを置いておく。備忘録のようなもの。
Inbox
新たに発生したタスクを仮置きする場所。新規のタスクは緊急のものを除いてすべてここに入れて、締め切りがあれば入力し、なくても適当な日付を入れて一旦忘れる。
月曜日から金曜日までのリスト
月曜日から金曜日までの曜日ごとのリスト。普段のタスク管理はこのリストを使っている。1週間を１つの単位としている。月曜日が終わったら、そのリストは金曜日の次に移して、次週の月曜日のリストとして使う。前の週の終わりにはInboxに残っているタスクを見て、どのタスクを次の週の何曜日にやるかを振り分ける。
完了
完了したタスクを入れるリスト。ボタン一つでこのリストにタスクを移せるようにしている。どのくらいタスクをこなせたかが視覚的に分かるのがメリット。1週間の終わりには、このリストのタスクはすべてアーカイブして次週に備える。
基本の使い方
月曜日から金曜日までの各曜日のリストについて、通常は曜日よりも日付のほうが認識しやすいため、一番上には日付のカードを入れている。
例えば3月1日（金）は金曜日のリストを見る。そこには先頭に「3/1」というカードを入れておく。
週の初めか終わりにその週または翌週のタスクを各曜日に振り分ける。
毎朝その日のタスクの一覧を見て、ラベルを使っていつ何に取り組むかを決めていく。
また、タスク管理とは別に使っているスケジュール（カレンダー）に入っている、毎年繰り返すタスクを確認して、その日にやるべきタスクがあればこちらに移す。
ラベルは時間帯でいくつか作っていて、例えば「9時〜10時」「10時～11時」といった感じ。
ラベルを振ったらタスクを時間帯順に並べ替える。あとはその順番にタスクをこなしていく。
お昼のタイミングで、進捗を確認し必要に応じてラベル、つまり時間の再設定を行う。
時間の振り分けは、重要なものを午前中に、翌日でも良いものは夕方にする。
ちなみに、自分はタスクを詰め込みすぎるので、大体終わらずに翌日に持ち越すものが出てくる。そのつもりで重要なタスクは午前中にしているので、大きな問題はない。
その日が終わったら、積み残しのタスクを翌日以降に振り分けて、リストに翌週の日付を入力して、次の週のリストとする。例えば、3/1（金）の帰り際に、金曜日のリストの先頭のカードを「3/1」から「3/8」に書き換える。
新規で発生したもの
新しく発生したタスクは緊急を要するものでない限りは翌日以降に取り組むことにしている。とりあえずInboxに入れて、期限だけ設定しておく。
子タスクの管理
タスクの中には複数のアクションが必要なものもある。タスクのカードにはリストを記入することができる。複数のアクションが必要なものは、タスクカードを作った段階で、分かる範囲でその後に取り組む必要がある子タスクを入れておく。子タスクの数が多くなりそうなときは、タスクカードを分ける。
テンプレート
テンプレートのカードを作ることができるので活用している。毎回決まった流れで進めることになるタスクはテンプレートを登録しておき、子タスクも含めてボタン一つでタスクカードを作成できるようにしている。これで、子タスクの漏れを防ぐこともできるし、手順を毎回思い出す必要もなくなる。
カバーについて
各カードにはカバーとして、色や画像をつけることができる。例えば、相手がいるタスクは黄色のカバーを付けている。何をもって相手がいるとするかは人それぞれだと思う。色があったほうが、メリハリがついて他のタスクも含めて個人的には見やすい。
参考にしたもの
最後に参考にしたものを書いておく。これ以外にもたくさんある。
記録しているものだけでも一覧にしてみようかな。案外面白いかもしれない。