権限移譲される技術

kuny
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今年(2024年)は権限委譲がテーマになりそうなので、移譲される側の視点で「こうやったらうまく移譲が進むんじゃないか」というポイントをまとめた。

前提

心構え

上司の視点で考える。つまり、自分の責任範囲より広い視野で考えて提案する。視座があがって、個人タスクのやるやら判断にも良い影響がある。やらなくていい小事を、やらずに済む。

移譲するのは、上司が上司しかできないことにコミットするため。どんどん上司の仕事を奪っていく。メンバーは、背伸びをすることで成長できる。上司は自分にしかできないことにコミットできるようになり、組織のレベルもあがる。

上司から仕事を奪うための余力を確保する。

移譲のステップ

  1. 行動を管理。やることをマニュアル化して進める。自由度は低い。

  2. 結果を管理。上司と目標を握る。進め方は自由。

  3. 計画を管理。なにをやるか(自由に)決める。実行前に、上司と計画を握る。

たいてい、1はスキップされ、2から始まる。2から始めるからといって、1が不要とは限らない。必要に応じてタスクレベルで上司と合意する。

なお、「何もかも自由にやっていい」という移譲はない。「完全な自由」は組織からの独立。

事前準備

期待値をあわせる

得意なこと・背伸びすればできることを、巻き取る・移譲してもらう。どうやっても達成できないタスクは引き受けない。

周囲にも、移譲されたことを伝えておく

「何かあると上司に連絡が行く」という状況がうまれないようにする。タスクごとに説明責任者を決め、周囲に共有しておく。

事前に振り返りの予定を入れる

移譲する側も、される側も手探りで進める部分が多いので、事前に振り返りの予定を入れておく。

充実した振り返りができるよう、日々の出来事(うまくいったこと・いかなかったこと)や、思いつきをメモしておく。

上司とのコミュニケーション

何も知らない前提で相談する

上司が自分に問いかけそうなことを、予め自分に問いかける。例えば、「課題はどこか?」と自分に問いかけ、解決策を考えてみる。上司には、問いと解決策をセットで伝える。

解決策を考えることでリーダーシップを発揮しやすくなるし、上司とのコミュニケーションコストも減らせる。結果、移譲を促進できる。

組織内の課題を相談する

移譲をしている、ということは、上司は組織の隅々まで目配せできない状態、とも言える。課題らしき事象を発見したら相談する。メンバーの視界だと「課題だ」と言い切ることは難しいが、見て見ぬふりはしないように。

また、組織内の課題は、トップダウンでの調整が必要なケースもあるが、意外とメンバーレベルで解決できるものも多い。課題らしき事象と、自分ができる解決策をセットで相談する。

適切に「口出し」してもらう

上司は「任せたので口出ししない」ようにしているかもしれない。

しかし、わからないことがあればきちんと確認する(当たり前だけど...)。例えば、移譲の際、上司は移譲に関することをドキュメントにまとめるだろう。ドキュメントに関する疑問があれば上司にぶつけて、きちんと説明してもらう。

また、現状のままだと成果を出せない状況になったら、支援を依頼する。移譲されたのに成果を出せなければ、移譲の意味がない。移譲よりも成果を優先させる。

参考にした情報

「上司視点」で、移譲に関するポイントがまとめられている記事を参考にした。