勤め先にはプロジェクターが2機あり、グループウェアを利用して会議室とともに設備予約し、借りた会議室にプロジェクターを持ち込んでスクリーンを立てて準備する、ということをしていた。なので会議のホスト役はだいたい会議の15分前くらいから準備を始める。
ある日、社内勉強会を行うためプロジェクターを借りにいちばん大きな会議室に行こうとしたら、得意先が会社見学に来ており入らないでほしいと。なるほど、使う会議室とプロジェクターは予約していたけれど、予約した備品が入手できないケースまで考えてなかった。
じゃぁ適当なウェブサービスで画面共有すればいいかと方針転換。
DTPerのスクリプトもくもく会は、NeWorkというウェブサービスを利用してオンラインもくもく会をやっている。
なので、NeWorkで新たにワークスペースを設け、参加者全員をここに招待した。最初こそユーザー登録の必要があるが、それ以降はワークスペースのURLにアクセスするだけでオンラインミーティングができる。実際には会議室を借りているので、映像も音声もオフにして、画面共有だけ利用している感じ。
それに合わせて、当日のスライドや出した課題の解答をSlackで共有するようにした。
そうしたら、設営や片付けの手間がなくなり、事前にPDFをメール送信することも不要になった。はじめからこうしておけばよかったじゃん。