タスクを記載したカードが150枚くらいになったので、いったんタスクを増やすのをやめて、カードの山をひっくり返して、最初に書いたものから片づけていくことにした。
ほとんどのタスクが次にアクションをとるべきものだった。
いつかやる/多分やる の部類に入るものは少ない。
誰かに頼めるタスクもない。
2分以内で終わらせられるタスクもない。
カレンダーとリマインダーに一つ一つ割り振るしかない。
最初の25枚くらいは私的なタスクだったので、週末にどんどん予定として足していった。
OmniFocusの設定で、Appleのリマインダーから予定を吸い出すようにしていたため、何度リマインダーにタスクを設定してもしばらくしてから見るとタスクがゼロになっていてぞっとした。
原因がわかってよかった。
OmniFocusはいったんiPhoneから削除した。
ロディアのドット方眼のA5パッドにコンテキストリストを作った。
「人々(上司)」「オンライン」「Mac」「社用マシン」「用事(郵便局)」など、どんな場面でそのタスクを実行するかという横串をさすためのものだ。
今のところ、コンテキストはリマインダー上でタグとして運用している。
リマインダーとカレンダーを併用しているのは、カレンダーは過去の予定が残らないのに対し、リマインダーは実行済みのタスクを残しておいてくれるからだ。
と思ったらこれはカレンダーの設定で同期の期間を変えられるのかもしれない。
今変えてみた。
タスクを書いた紙のカードがあると安心できる。
持ち運びが大変だけれどサイズは小さいし、紙は参照しやすい。
日付を書いた付箋を貼って同じ日付のものはゼムクリップでとめている。
見出しカードにテプラですごく小さい字で"Next Actions" "Waiting For" "Someday/Maybe"と打って貼った。
でもほとんどが日付のある予定だ。
個別フォルダが来たら備忘録ファイルを作るつもりだ。
1から31までの数字をつけたフォルダをそれぞれ作り、月の名前をつけたフォルダも作り、向こう1か月のタスクを記したカードがそれぞれの日に収まっている、それが備忘録ファイルだ。
今日の日付が一番手前に来るように順番を変えて使う。
個別フォルダは22日月曜発送と業者が言っていたのでまだ届かない。
見出しカードはA6判ではなく、6×4という規格のものだ。
ちょっと寸法が違うけれどほぼ同じだ。
はがきくらいの大きさなのだ。
意外と楽しい。
しかしタスクをいつやるのか、それを割り振るのがけっこうたいへんだ。
でもそれがタスク管理のキモだろう。
予定表に書かれていないタスクはただの夢になってしまう。